Kako odraditi uspešan 1 na 1 sastanak kao menadžer

Jedan na jedan (1 na 1) najbolji je koncept sastanka za razmenu feedback-a, planova, nesporazuma, kao i ciljeva između menadžera i zaposlenih. Da bi ovakvi sastanci imali željeni efekat, potrebna je dobra priprema sa obe strane. Nije redak slučaj da ona i potpuno izostane, kao ni praksa da se zaposlenima predoči kako da se za ovakve sastanke pripreme.

Ovakav vid komunikacije može biti ključan za održavanje trajno dobrih odnosa na relaciji kompanija - zaposleni, zbog čega se detaljnije bavimo ovo temom i govorimo o tome kako najbolje odraditi uspešan jedan na jedan sastanak kao menadžer kroz iskustva Joberty menadžera.

Prednosti sastanka 1 na 1

Ovakav tip sastanaka dobar je podjednako i za zaposlene i menadžere, ali i generalno za poslovanje kompanije.

Za zaposlene, oni će omogućiti da budu svesni svoje aktuelne pozicije, mesta i uloge u timu u kompaniji na osnovu stalnog feedback-a nadređenog. To će im pružiti i smernice na čemu bi više trebalo da rade kako bi dalje napredovali i razvijali se.

Menadžerima ovo omogućava da prate razvoj svakog od članova tima, inividualno im pristupe i potpomognu da iskoriste svoj potencijal. Takođe, ovakavi sastanci su i put da se potencijalni problemi uoče na vreme i da se pravovremeno reaguje. Osim toga, time jačaju svoje liderske i veštine upravljanja ljudima.

U skladu sa tim, Joberty Delivery team manager, Vuk Panić, navodi sledeće:

Prednost 1 na 1 sastanka je u tome što u okviru jedne komfor zone (bezbednog okruženja) možeš sa zaposlenim da popričaš o svim mogućim problemima, izazovima i stvarima koje ga muče u vezi posla, kolega i svega što ga muči. Takođe, jedna od najvećih prednosti je neformalna komunikacija koja omogućava da kroz običan razgovor rešimo sve trenutne probleme.

Sve ovo dovodi do veće uključenosti i angažovanja obe strane. To dalje može pozitivno uticati i na njihovu produktivnost i rezultate, a onda i na bolje rezultate poslovanja cele kompanije. Uz to, u okruženju u kome vlada kultura dijaloga i otvorenosti, veći je i stepen privrženost, a samim tim i zadržavanja ljudi u kompaniji, na svim pozicijama.

Teme sastanaka 1 na 1

Ovakvi sastanci mogu biti kratak update menadžerima dokle se stiglo sa projektom, utvrđivanje narednih koraka ili sl.

Teme mogu biti i konkretnije, poput daljeg karijernog razvoja zaposlenog, definisanja koraka za poboljšanje performansi, promenama u kompanijskoj organizaciji, godišnji review učinka, benefiti za zaposlenog...

Nekoliko je osnovnih tačaka koje bi trebalo pokriti da bi ovakvi sastanci postali uobičajen deo odnosa i kulture u kompaniji.

Kako pristupiti organizaciji 1-1 sastanaka

Učestalost - Redovno održavanje ovakvih sastanaka je važno jer se održava odnos, ostaje u toku i realizuje planirano u skladu sa dogovorom i rokovima. Mogu se organizovati jednom nedeljno, ili mesečno, zavisno od prirode posla. Važno je da su redovni i da ulaze u standardnu radnu rutinu. Preporučeno trajanje je 30-60 minuta, s tim da što se češće održavaju mogu trajati i kraće. Ovde Vuk takođe dodaje:

Neophodno je imati ustaljene termine 1 na 1 sastanaka, sve dok taj način komunikacije ne pređe u redovan vid komunikacije, gde zaposleni nema nikakve stege u tome da da feedback ili da ukaže na neki problem. Svakako iako je kultura tima na tom nivou da se komunicira konstantno o zadovoljstvu, planovima i radu zaposlenog opet je neophodno da postoji i konkretno bukirano vreme na mesečnom ili kvartalnom niovu kako bi se menadžer posvetio razvoju zaposleno

Slično mišljenje deli Sara Milosavljević, Growth & Community manager unutar Joberty tima:

Mislim da bi na nekom nivou svakako trebalo da je ustaljen (recimo kvartalno ili čak mesečno, ako je period intenzivniji), ali članove tima stalno ohrabrujem da imaju slobodu da i mimo ovih termina zakažu 1:1 ako je u tom trenutku to potrebno. Takodje, ad-hoc 1:1 sastanci se zakazuju i od strane menadžera ukoliko situacija nalaže tako.

Lice u lice - Kada god je to moguće, ovakve sastanke trebalo bi držati uživo, lice u lice, jer ovakva neposredna komunikacija ima najviše efekta. Ukoliko to nije moguće najbolja alternativa bio bi video call.

Beleške i follow up -  Kratak rezime posle sastanka, sa koracima za dalje, osiguraće da su se strane međusobno dobro razumele i da nema nesporazuma šta je sledeće. Uz to, predstavlja mini “arhivu” ovih susreta, sa mogućnošću da pratite o čemu ste prethodno sve razgovarali, koliko ste odmakli i sl.

Priprema je ključna - Da bi ovi sastanci bili efikasni i imali efekta, potrebna je priprema za obe strane. Jasna tema i agenda sastanka omogućiće obema stranama da pripreme ključne stvari koje bi trebalo istaći, prava pitanja, argumente, kao i da se bolje međusobno razumeju.

Marko Negovan, Senior Marketing manager Joberty tima, podelio je sa nama njegovo iskustvo:

Svaki 1 na 1 sastanak je različit, ali iziskuje isti model vođenja sastanka. Kao rukovodilac pred svaki 1 na 1 sastanak se pripremim i odredim teme o kojima ću razgovarati, a ukoliko je sastanak iniciran od strane zaposlenog zamolim istog da mi napomene koje su teme o kojima ćemo razgovarati. Smatram inače izuzetno važnim da zaposleni zna da može uvek inicirati 1 na 1 sastanak sa mnom kako bi prošao kroz bilo koju temu koja mu je u datom trenutku bitna. Samim tim teme određuje inicijator sastanka, ali je neophodno da se znaju pre sastanka kako bi se druga strana pripremila za isti.

Na šta bi menažeri trebalo da obrate pažnju

Ne zaboravimo da i menadžeri mogu imati menadžere, pa se oni mogu naći u obe uloge. Kao nadređeni trebalo bi da imaju u vidu:

Očekivanja zaposlenih

Zaposleni će ceniti ako na sastanak dođete pripremljeni, sa jasnom agendom, ciljem sastanka i razumevanjem onoga na čemu on ili ona radi. Pokažite da se sećate prethodnog razgovora i šta je dogovoreno dalje.

Prebukiranost poslom i vremenska ograničenja često sputavaju menadžere da se detaljnije pripreme za ovakve sastanke, ali imajte u vidu da će dobro isplanirani sastanci, sa profesionalnom dozom empatije koju pokažete, na duži rok obezbediti fer i korektan odnos prema svakom članu tima koji će osetiti da se njegov rad vrednuje i da kompanija brine o njegovom razvoju.

Kako reagovati kada zaposleni inicira 1 na 1 sastanak i koji je najbolji način da se isti organizuje pitali smo Đorđa Vukotića, Chief Sales and Operations officer-a našeg Joberty tima:

Uvek sam se trudio da ohrabrim zaposlene da komuniciraju, bilo da je to kroz klasičnu formu 1 na 1 sastanka ili spontanog sastanka, uvek mi je drago kada zaposleni zatraži sastanak. Cilj je komunicirati što više, transparentna i jasna komunikacija su ključ, a da li je to klasična forma 1 na 1 sastanka ili spontani call, sastanak, to je manje bitno.

Osluškivanje potreba

Cilj 1 na 1 sastanka sa zaposlenim nije samo da prenesete nove zadatke i u eventualnim spornim sitacijama se čvrsto držite kompanijskih odluka. Prilagodite svoj pristup i učinite da se zaposleni oseća vrednovano i slobodno da izrazi svoje mišljenje.

Pomoći mu da reši neki problem i napreduje pokazuje da vam je stalo. Uverite se da zaposleni ima ono što mu je potrebno, vodeći računa i interesujući se da li imaju sve informacije ili resurse koji utiču na to da svoj posao obavlja najbolje moguće. Navedite ih da razmišljaju o određenim temama i pokažite interesovanje za njihove izazove i potrebe. Ohrabrite ih i da oni počnu razgovor ili čak sami vode sastanak. Tako će se blurovati stepen hijerarhije, a učinićete i da vas više poštuju.

Budite prisutni

I fizički i mentalno. Možda neće svaki 1 na 1 sastanak sa zaposlenim za vas imati istu “težinu”, ali oni to ne bi trebalo da osete. Ne gubite fokus tokom sastanka - ne proveravajte mejlove, isključite mobilni telefon i probajte da svedete ometanja na minimum. Ako se odluta previše od teme i izgubi fokus sastanka, vratite ga na pravi smer, to se od vas očekuje. Iskazivanje nezainteresovanost uticaće na motivaciju zaposlenih. A cilj ovakvih sastanaka bi upravo trebalo da bude suprotan.‍

Poštujte tuđe vreme

Planirajte ove aktivnosti kao redovan event u vašem kalendaru i držite se rasporeda. Odlaganje u poslednji čas ili skraćivanje trajanja sastanka, ostaviće utisak na zaposlenog da nije među vašim priopritetima. Time ćete iskazati i manjak poštovanja prema njima.

Dugoročno poverenje i bolji odnosi

Jedan na jedan sastanci mogu biti izvanredna prilika da menadžeri i zaposleni razmene informacije i otvoreno razgovaraju, a da bi se iz ovih susreta izvukao maksimum, priprema je ključna.

Marko je sa nama podelio jedan od ključnih razloga zašto su ovakvi sastanci neophodni:

Ključna prednost 1 na 1 sastanaka je u mogućnosti da se direktnije i otvorenije razgovara o svim ključnim aspektima poslovanja i uticaju na zadovoljstvo zaposlenog o kojima istom nije prijatno da čini unutar grupnih sastanaka. Ovo je pogotovo bitno kod introvertnijih zaposlenih koji vam često neće na grupnim sastancima želeti da iskažu feedback o promenama koje se uvode unutar kompanije ili sektora - bilo da je taj feedback pozitivan ili negativan.

Bilo da vodite tim, ili ste član tima, inicirajte ovakav razgovor. Redovni susreti na različite teme pomažu da se bolje upoznate, i profesionalno i privatno, da se unaprede međusobni odnosi, izgradi poverenje, i doprineće da zaposleni, na bilo kom nivou, neće poželeti da odu.

Da li ti već održavaš ovakve sastanke? Podeli svoja iskustva i mišljenje na Joberty zajednici.